Μια απλή αλλά ιδιαίτερα χρήσιμη συμβουλή προς τους εκπαιδευτικούς που διορίζονται: Κρατήστε από την πρώτη ημέρα οργανωμένο προσωπικό αρχείο με όλα τα σημαντικά υπηρεσιακά έγγραφα.
Όπως αναφέρει η Κωτσοπούλου Σίσσυ, Πρόεδρος Συλλόγου Εκπαιδευτικών Π.Ε. Χαλκιδικής «Ο Αριστοτέλης» και Αναπληρώτρια Αιρετή ΠΥΣΠΕ Χαλκιδικής.
Μετά την ανακοίνωση των διορισμών, οι Διευθύνσεις Εκπαίδευσης ζητούν από τους νεοδιοριζόμενους εκπαιδευτικούς να καταθέσουν τα απαιτούμενα δικαιολογητικά, προκειμένου να ολοκληρωθούν οι απαραίτητες υπηρεσιακές διαδικασίες.
Μαζί με τα δικαιολογητικά, ιδιαίτερη σημασία έχει και ο υπηρεσιακός ατομικός φάκελος του κάθε εκπαιδευτικού.
Και εδώ υπάρχει μια πρακτική που αξίζει να υιοθετήσει κάθε εκπαιδευτικός από την αρχή της υπηρεσιακής του πορείας.
Δύο φάκελοι προσωπικού μητρώου
Ως εκπαιδευτικοί και δημόσιοι υπάλληλοι, είναι χρήσιμο να φροντίσουμε από την πρώτη ημέρα να έχουμε δύο οργανωμένους φακέλους προσωπικού μητρώου.
Ο πρώτος βρίσκεται στη Διεύθυνση Εκπαίδευσης διορισμού και περιλαμβάνει τα υπηρεσιακά έγγραφα και δικαιολογητικά που απαιτούνται για την υπηρεσιακή μας κατάσταση.
Ο δεύτερος καλό είναι να υπάρχει στο σπίτι μας, σε έντυπη ή και ψηφιακή μορφή, και να περιλαμβάνει αντίγραφα όλων των σημαντικών εγγράφων που αφορούν την υπηρεσιακή μας πορεία.
Μπορεί αρχικά να φαίνεται υπερβολικό.
Στην πραγματικότητα, όμως, πρόκειται για μια απλή προληπτική κίνηση που μπορεί να αποδειχθεί εξαιρετικά χρήσιμη στο μέλλον.
Γιατί είναι σημαντικό να έχουμε προσωπικό αρχείο
Στην πορεία των χρόνων οι υπηρεσιακοί φάκελοι μπορεί να μετακινηθούν από υπηρεσία σε υπηρεσία, ιδιαίτερα όταν ένας εκπαιδευτικός μετατίθεται, αποσπάται ή αλλάζει Διεύθυνση Εκπαίδευσης.
Παράλληλα, οι αλλαγές προσωπικού στις υπηρεσίες, η διαχείριση μεγάλου όγκου εγγράφων αλλά και ανθρώπινα λάθη μπορούν να οδηγήσουν σε προβλήματα αναζήτησης κάποιου εγγράφου.
Και μπορεί να μη χρειαστούμε ένα συγκεκριμένο έγγραφο για χρόνια.
Όταν όμως έρθει η στιγμή που θα χρειαστεί, η ύπαρξη ενός αντιγράφου στο προσωπικό μας αρχείο μπορεί να αποδειχθεί ανεκτίμητη.
Δεν χρειάζεται να περιμένουμε να δημιουργηθεί το πρόβλημα για να αναζητήσουμε λύση.
Τι μπορούμε να κρατάμε στον προσωπικό μας φάκελο
Είναι χρήσιμο να διατηρούμε αντίγραφα από κάθε σημαντικό υπηρεσιακό έγγραφο, όπως:
- την απόφαση διορισμού,
- αποφάσεις τοποθέτησης,
- αποφάσεις μετάθεσης,
- αποφάσεις απόσπασης,
- πράξεις ανάληψης υπηρεσίας,
- αποφάσεις αναγνώρισης προϋπηρεσίας,
- μισθολογικές μεταβολές,
- άδειες που έχουν υπηρεσιακή σημασία,
- πιστοποιητικά και τίτλους σπουδών,
- υπηρεσιακές μεταβολές,
- αποφάσεις που αφορούν τη μισθολογική ή υπηρεσιακή μας κατάσταση,
- καθώς και κάθε άλλο έγγραφο που μπορεί να χρειαστεί να αποδειχθεί στο μέλλον.
Ιδανικά, εκτός από τον έντυπο φάκελο, είναι χρήσιμο να υπάρχει και ψηφιακό αρχείο, οργανωμένο ανά κατηγορία και χρονολογία.
Μια μικρή διαδικασία σήμερα, μια μεγάλη διευκόλυνση αύριο
Η λογική είναι απλή:
Δεν κρατάμε αντίγραφα επειδή περιμένουμε ότι κάτι θα πάει στραβά. Τα κρατάμε ώστε, αν κάτι πάει στραβά, να είμαστε προετοιμασμένοι.
Η προσωπική εμπειρία έχει δείξει ότι ένα έγγραφο που θεωρούμε δεδομένο ότι υπάρχει στον υπηρεσιακό μας φάκελο μπορεί κάποια στιγμή να μην είναι εύκολο να εντοπιστεί.
Και τότε αρχίζει η αναζήτηση.
Τηλέφωνα, αιτήματα, υπηρεσίες, πρωτόκολλα, παλιές αποφάσεις και πολλές φορές αρκετή ταλαιπωρία.
Ένα αντίγραφο στο προσωπικό μας αρχείο μπορεί να γλιτώσει όλη αυτή τη διαδικασία.
Το αρχείο του σπιτιού μας μπορεί να αποδειχθεί πολύτιμο
Γι’ αυτό, ιδιαίτερα για τους νεοδιόριστους εκπαιδευτικούς που ξεκινούν τώρα την υπηρεσιακή τους διαδρομή, αξίζει να γίνει από την αρχή μια απλή συνήθεια:
Κάθε σημαντικό υπηρεσιακό έγγραφο που κατατίθεται ή εκδίδεται, να αποθηκεύεται και στο προσωπικό μας αρχείο.
Ένας φάκελος στο σπίτι και ένας καλά οργανωμένος ψηφιακός φάκελος μπορούν να αποδειχθούν πραγματικά πολύτιμοι μετά από αρκετά χρόνια.
Γιατί η υπηρεσιακή διαδρομή ενός εκπαιδευτικού είναι μεγάλη και περιλαμβάνει δεκάδες αποφάσεις και μεταβολές.
Μια μικρή διαδικασία σήμερα μπορεί να μας γλιτώσει από μεγάλη ταλαιπωρία και αναζήτηση αύριο.
Νεοδιόριστοι εκπαιδευτικοί: Γιατί η ανάληψη υπηρεσίας να μην γίνεται πιο απλά και ψηφιακά;
