Στα πλαίσια του προγραμματισμού διανομής βιβλίων για το σχολικό έτος 2022-2023, οι Διευθύνσεις Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης καλούνται να επιβεβαιώσουν ή να τροποποιήσουν τα Κέντρα Διανομής τους, καθώς και τα στοιχεία υπευθύνων αυτών, για το επόμενο σχολικό έτος και να στείλουν με ηλεκτρονικό μήνυμα τις απαντήσεις τους στο email της Διεύθυνσης Εκδόσεων του ΙΤΥΕ Διόφαντος infopublications@cti.gr, έως τη Δευτέρα 28 Φεβρουαρίου 2022.
Οι Διευθύνσεις Εκπαίδευσης οφείλουν:
α. να επανεξετάσουν συνολικά την καταλληλότητα των Κέντρων Διανομής σε σχέση με την υποδομή (διάθεση επαρκούς αποθηκευτικού χώρου) και την προσβασιμότητα (πρόσβαση παλετοφόρου σε ισόγειο στεγασμένο χώρο), ιδιαίτερα στην περίπτωση που ως Κέντρα Διανομής ορίζονται Σχολικές Μονάδες
β. να ορίσουν ένα ή περισσότερα άτομα ως Υπεύθυνους Παραλαβής του ΚΔ, που καλό θα είναι να μην είναι επιφορτισμένα με άλλες αρμοδιότητες, ώστε να μπορούν να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις της θέσης δηλ. να παρακολουθούν τις διαδικασίες και να προβαίνουν στις ενέργειες που ζητούνται σε τακτά χρονικά διαστήματα σε όλη τη διάρκεια του έτους. Στους πίνακες που θα αποσταλούν θα πρέπει να αναγράφονται ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο κινητό, (τηλέφωνο σταθερό) και η ηλεκτρονική διεύθυνση τους.
γ. να έχουν τη γενική εποπτεία των Κέντρων Διανομής και να διασφαλίζουν την εύρυθμη λειτουργία τους σε όλη τη διάρκεια του σχολικού έτους ώστε να εξυπηρετούνται ορθά και εγκαίρως οι σχολικές μονάδες.
δ. να επικοινωνούν με το ΙΤΥΕ ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ κάθε φορά που προκύπτουν δυσκολίες σχετικά με τον χώρο, τον υπεύθυνο του ΚΔ και την εξυπηρέτηση των Σχολικών Μονάδων.
Διευκρινίζουμε πως μπορείτε να δείτε τα τρέχοντα Κέντρα Διανομής της αρμοδιότητάς σας στη σελίδα της Διεύθυνσής σας στον ιστότοπο http://publications.cti.gr -> Διευθύνσεις Εκπαίδευσης -> (στοιχεία πρόσβασης ΠΣΔ) -> Κέντρα Διανομής.
Υπενθυμίζονται τα ακόλουθα:
Τα Κέντρα Διανομής διαθέτουν δικό τους δικτυακό τόπο στον ιστότοπο της Διεύθυνσης Εκδόσεων του ΙΤΥΕ Διόφαντος http://publications.cti.gr, όπου ενημερώνονται και πραγματοποιούν όλες τις ενέργειες της αρμοδιότητάς τους. Η πρόσβασή τους πραγματοποιείται επιλέγοντας την ένδειξη «Κέντρα Διανομής» και χρησιμοποιώντας τα στοιχεία πρόσβασης που έχουν σταλεί κατά τον ορισμό τους από τη Διεύθυνση Εκδόσεων.
Κατά τη διάρκεια του σχολικού έτους τα Κέντρα Διανομής οφείλουν να προβαίνουν στις ακόλουθες ενέργειες, για τις οποίες προηγείται ενημέρωση με email από το ΙΤΥΕ Διόφαντος:
- Δήλωση αποθεμάτων (Δεκέμβριος – Φεβρουάριος).
- Καταμέτρηση και καταγραφή των βιβλίων που έχουν ως απόθεμα από προηγούμενες χρονιές. Τα βιβλία θα πρέπει να βρίσκονται σε καλή κατάσταση, να είναι ενεργά και μετά τη δήλωσή τους να μην χρησιμοποιηθούν για κάλυψη τυχόν αναγκών του τρέχοντος σχολικού έτους. Για την κάλυψη τυχόν έκτακτων αναγκών προτείνεται να μη δηλωθεί ένα μικρό μέρος αυτών ανά κωδικό. Στην περίπτωση που το Κέντρο Διανομής δηλώσει λανθασμένη ποσότητα αποθέματος ή χρησιμοποιήσει το δηλωθέν απόθεμα για κάλυψη τυχόν έκτακτων αναγκών, δε θα δικαιούται να προμηθευτεί την αντίστοιχη ποσότητα βιβλίων.
- Επιστροφή, από τις Σχολικές Μονάδες που εξυπηρετούν, τυχόν αποθέματος βιβλίων που έχουν στη διάθεσή τους ώστε να συμπεριληφθεί και αυτό στη δήλωση αποθέματος.
- Διάθεση αποθέματος (Ιούλιος έως αρχές Σεπτεμβρίου)
- Στην περίπτωση που το απόθεμα που έχει δηλωθεί υπερκαλύπτει το υπολογιζόμενο Απόθεμα Ασφαλείας του ΚΔ που ισούται με ένα ποσοστό της τάξης του 5% του μαθητικού δυναμικού όλων των Σχολικών Μονάδων που εξυπηρετεί, διατίθεται μέρος του αποθέματος ώστε να καλυφθούν οι Κύριες Παραγγελίες Σχολικών Μονάδων. Η διαδικασία αυτή πρέπει να έχει ολοκληρωθεί εντός της θερινής περιόδου, ώστε οι Σχολικές Μονάδες κατά την έναρξη του σχολικού έτους να έχουν στη διάθεσή τους την ποσότητα των βιβλίων που καλύπτουν την Κύρια Παραγγελία τους.
Στη σελίδα του Κέντρου Διανομής στον ιστότοπο http://publications.cti.gr αναφέρεται εάν απαιτείται να γίνει Διάθεση Αποθέματος και αν ναι σε ποια Σχολική Μονάδα, σε ποια βιβλία και σε ποια ποσότητα.
- Επιβεβαίωση παραλαβής και καταμέτρηση αντιτύπων (Μετά από κάθε παραλαβή)
- Μετά από κάθε παραλαβή το Κέντρο Διανομής οφείλει να την επιβεβαιώνει άμεσα στη σελίδα του Κέντρου Διανομής ανά Φορτωτική και Παραγγελία. Στη συνέχεια, εντός του προβλεπόμενου χρόνου οφείλει να προβεί σε καταμέτρηση της ποσότητας που παρέλαβε για να διαπιστωθεί αν το πλήθος των βιβλίων που αναγράφεται στα ΔΑ συμφωνεί με την ποσότητα που έχει παραληφθεί ώστε να αποσταλεί η ποσότητα που υπολείπεται.
- Κάλυψη Συμπληρωματικών παραγγελιών (Σεπτέμβριος – Οκτώβριος)
- Την περίοδο Σεπτεμβρίου – Οκτωβρίου, στη σελίδα των Κέντρων Διανομής και των Σχολικών Μονάδων στον ιστότοπο http://publications.cti.gr αναρτώνται ανά Σχολική Μονάδα και βαθμίδα οι κατάλογοι με τις «Συμπληρωματικές Παραγγελίες». Στη συνέχεια τα Κέντρα Διανομής οφείλουν να ενημερώσουν τις Σχολικές Μονάδες ότι μπορούν να παραλάβουν τα βιβλία που περιέχονται σε αυτές από το Απόθεμα Ασφαλείας του Κέντρου Διανομής που έχει σταλεί από το ΙΤΥΕ ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ σε συνδυασμό με το τυχόν δηλωθέν απόθεμα του ΚΔ.
- Ο Υπεύθυνος του Κέντρου Διανομής δεν πρέπει επ΄ουδενί να διαθέτει περισσότερα βιβλία στις Σχολικές Μονάδες από αυτά που αναφέρονται στις Συμπληρωματικές Παραγγελίες, καθόσον οι επιπλέον ελλείψεις σημαίνουν πώς οι Σχολικές Μονάδες δεν έχουν προβεί στην ορθή επικαιροποίηση του μαθητικού τους δυναμικού ή κατά περίπτωση σε άλλες δηλώσεις και καλύπτονται μετά την ορθή δήλωσή τους με επόμενη Συμπληρωματική Παραγγελία.
- Επιβεβαίωση παράδοσης
- Μετά την κάλυψη της κάθε Συμπληρωματικής Παραγγελίας των Σχολικών Μονάδων από το Απόθεμα Ασφαλείας Κέντρου Διανομής το Κέντρο Διανομής οφείλει να επιβεβαιώσει την παράδοσή της μέσω της σελίδας του στον ιστότοπο http://publications.cti.gr σε περίπτωση που την έχει καλύψει συνολικά ή στην περίπτωση που παρουσιάζει έλλειψη σε κάποιους κωδικούς και η συμπληρωματική αποστολή αποθέματος δεν έχει ακόμα παραληφθεί να δηλώσει μικρότερο αριθμό βιβλίων ούτως ώστε να γνωρίζει τις εκκρεμότητες που έχει.
Περισσότερες λεπτομέρειες αναφέρονται στο αναρτημένο manual στη σελίδα των Κέντρων Διανομής, αλλά και στα σχετικά ενημερωτικά emails.
